¿Trabajas o te interesa el sector de la administración y dirección de empresas? ¿Te encuentras en busca de información de calidad sobre cómo gestionar mejor tu propio negocio para llevarlo al éxito? Quizá te interese descubrir todos los detalles sobre la importancia del proceso administrativo empresarial. En este artículo, te explicamos qué es el proceso administrativo empresarial, cuáles son las etapas básicas para desarrollarlo correctamente y, además, te ofreceremos algunos ejemplos y casos de éxito para comprenderlo al cien por cien. ¿Nos acompañas por este recorrido acerca del proceso administrativo de una organización?
Antes de nada, es fundamental comprender qué es la administración estratégica, ya que está muy ligada a un proceso administrativo correcto. Así, por administración estratégica entendemos al pilar fundamental del ámbito empresarial que guía a las organizaciones hacia alcanzar sus objetivos de manera eficiente y efectiva.
¡Vamos a descubrir todos los detalles que tu organización necesita!
¿Qué es la administración de empresas y para qué sirve?
La administración de empresas es un concepto muy amplio que se refiere al conjunto de procesos, recursos y estrategias que permiten alcanzar metas y objetivos empresariales a corto, medio y largo plazo. En otras palabras, la administración de empresas se basa en reunir todos los recursos -tecnológicos, económicos y humanos- necesarios para desarrollar y ejecutar todos los procesos empresariales.
Así, se trata de un enfoque integral que abarca la planificación, organización, dirección y control de todos los recursos de una empresa. Su propósito fundamental es optimizar el rendimiento y la eficiencia de la organización y, finalmente, llevarla al mayor éxito profesional posible.
Ahora que ya sabes qué es la administración de empresas y para qué sirve, es momento de conocer más detalles sobre el proceso administrativo de una organización. ¡Vamos allá!
Etapas del proceso administrativo
Podemos afirmar que el proceso administrativo se divide en varias fases o etapas. A continuación, se detallan cada una de ellas.
- Planificación estratégica o planeamiento. Esta primera fase permite a los responsables de la administración empresarial poner sobre la mesa todas las ideas previas. En concreto, en ella, defines los objetivos y metas a corto, medio y largo plazo que se desean alcanzar, así como los procesos, tareas y actividades necesarias para lograrlo. Esta fase permite establecer una hoja de ruta que seguir durante el resto de las etapas posteriores. ¡Y ponerlo todo bajo control!
- Organización. En la segunda fase, los directivos y responsables de la administración empresarial deberán organizar todos los recursos empresariales (humanos, económicos y tecnológicos), así como todos los procesos que deben completarse. Se marcará un esquema sobre quién hace qué, cómo lo desarrolla y en qué tiempo debe cumplirlo. Así, se asignarán las tareas necesarias y se aportarán las herramientas que cada miembro debe utilizar para cumplir sus funciones.
- Dirección. En la fase de dirección, entra en juego el liderazgo por parte de los responsables del proceso. Son ellos quienes deben liderar todos los procesos administrativos: desde la ideación hasta la ejecución. Asimismo, deben convertirse en una figura de apoyo y un referente para quienes están ejecutando las distintas acciones y estudiando las actividades futuras.
- Control. La última fase es la de control, la cual consiste en comprobar y analizar que todo lo anterior ha funcionado correctamente. Es decir, que ha conllevado ventajas para la organización. Para ello, suelen utilizarse indicadores conocidos como KPIs (varían según la empresa, el sector, sus objetivos…). Esta fase es primordial porque permite conocer si los procesos anteriores están desarrollándose correctamente y de forma beneficiosa para la organización, además de que permite “poner cifras” a algunos procesos que, normalmente, son abstractos.
Algunos expertos han añadido, a estas cuatro fases, una más. En concreto, se trata de la fase de integración, que se ubicaría entre la fase de dirección y la de control. Esta se centra básicamente en la acción e integración de todo lo anterior. ¡Es la puesta en marcha de todo lo organizado y planificado previamente!
Casos de éxito en administración estratégica de empresas
Es complicado mostrar casos de éxito en la administración estratégica de empresas porque el éxito es algo muy subjetivo. Quizá, para una empresa pequeña, su éxito es multiplicar las ventas del año anterior, mientras que, para una gran empresa, su éxito sea internacionalizarse y llegar a mercados internacionales potentes, ¿no crees?
En este sentido, se puede afirmar que un caso de éxito de administración estratégica de empresas será todo aquel que refleje una organización que ha cumplido con las metas y objetivos preestablecidos en el tiempo estimado y siguiendo los procesos y fases adecuados.
No obstante, podemos ver un ejemplo de éxito de administración estratégica de empresa en aquellas organizaciones que lograr crear una experiencia de marca. Es decir, aquellas que no se centran en comercializar sus productos únicamente, sino que consiguen que el cliente viva y experimente al adquirir su producto. ¡Con las ventajas que ello conlleva!
Qué es el control en administración
Como te hemos adelantado, el control en administración es una de las cuatro fases principales del proceso administrativo de una empresa. Pero… ¿Qué es exactamente el control en administración?
El control, como una de las funciones administrativas de una empresa, es la etapa que permite conocer si las acciones de la organización se corresponden con lo planificado en el resto de las fases del proceso administrativo. Así, la fase de control nos ayuda a entender si los resultados obtenidos son eficaces, si la empresa y sus equipos han rendido como se esperaba y si todo ello se adecua al plan de administración estratégica preestablecido.
En definitiva, el control en administración permite estudiar si se ha cumplido con un objetivo propuesto previamente, los recursos internos que se han empleado para ello y si los resultados obtenidos son los esperados. Así, en este sentido, las distintas áreas de la empresa podrán tomar decisiones de acuerdo con el resto del proceso administrativo.
Procedimiento de control de riesgos en administración
Dentro de la fase de control en administración, podemos encontrar distintas áreas de estudio. Una de las más importantes es la del control de riesgos en administración. ¿A qué se refiere esta etapa?
El procedimiento de control de riesgos en administración es el conjunto de técnicas, acciones y procesos que ayudan a una empresa a identificar y valorar los riesgos y oportunidades que existen de acuerdo con los objetivos establecidos en el proceso administrativo.
En otras palabras, el control de riesgos en administración permite estudiar y anticiparse a todos los riesgos que puedan surgir en el desarrollo de la actividad habitual de una empresa. Para ello, las organizaciones deben realizar un análisis de riesgos administrativo que permite estudiar las posibles consecuencias de que estos ocurran y, por supuesto, trazar un plan de acción ante estos.
¡Mantener bajo control todos los riesgos que puedan surgir es clave para anticiparse y conseguir que la empresa esté preparada ante cualquier cambio o incidente futuro!
Procedimiento de control de calidad en administración
Además de la anterior, existe otra área tan importante como el proceso de control de riesgos en administración. Se trata del procedimiento de control de calidad en administración. ¿Sabes de qué se trata?
Los procesos de control de calidad, en general, son todos aquellos procedimientos que estudian que un producto o servicio cumpla con los requisitos de calidad establecidos por la empresa y el mercado. De forma concreta, el control de calidad en administración se centra en las fases del proceso administrativo estudiadas previamente.
Así, el control de calidad en administración consiste en la implantación de programas, mecanismos y herramientas que utiliza una organización para asegurarse de que todos los procesos administrativos que está desarrollando son válidos y eficaces. En definitiva, que ayudarán a la empresa a conseguir sus objetivos y metas utilizando los recursos internos adecuados.
Planificación estratégica en la administración de empresas
Ahora que ya conoces qué es la fase de control en el proceso administrativo, también es momento de descubrir de qué trata la primera etapa: la planificación estratégica en la administración de empresas, también denominada ‘planeación’.
La planificación estratégica debería ser el primer paso de cualquier organización antes de iniciar su actividad. En concreto, se trata del conjunto de acciones, procesos, mecanismos y medios que una organización debe utilizar para lograr sus objetivos y metas a corto, medio y largo plazo.
Parece sencillo, ¿verdad? Sin embargo, esta primera fase es una de las más complejas de todo el proceso de administración, ya que sienta las bases de lo que será la posterior actividad empresarial.
Un plan estratégico es, principalmente, una herramienta muy eficaz para las empresas, ya que permite trazar la hoja de ruta que debe seguir para conseguir sus metas. De forma resumida, incluirá:
- Visión y misión de la empresa.
- Objetivos a corto, medio y largo plazo que se desean lograr.
- El plan de acción que se desarrollará para alcanzar las metas previas.
- Tácticas, técnicas y herramientas que utilizará la empresa para conseguirlas.
Debes tener en cuenta que el plan estratégico nunca debe ser estático. Habitualmente, los objetivos empresariales varían según la actividad empresarial y con el paso del tiempo. Y si los objetivos cambian, la forma de lograrlos, también. Por eso, el plan estratégico en administración debe ser una hoja de ruta dinámica, que ayude a la empresa a alcanzar sus objetivos a lo largo de toda su trayectoria.
Diagramas de Gantt en administración
Una de las herramientas que las empresas pueden utilizar dentro de la fase de planificación estratégica son, sin duda, los diagramas de Gantt. Pero, ¿en qué consisten, qué estudian y cómo se utilizan? ¡Te lo contamos!
Los diagramas de Gantt son la representación gráfica de la evolución de un proyecto. Así, ofrecen una vista general y panorámica de todas las tareas que deben cumplirse en un proyecto, en qué fechas debe hacerse y utilizando qué medios, para conseguir finalmente los objetivos empresariales. De esta forma, entre los principales elementos de los diagramas de Gantt, podemos encontrar:
- Los objetivos empresariales, a corto, medio y largo plazo.
- Las fechas establecidas en las que deben cumplirse (de inicio y de final).
- Los equipos/áreas de la empresa que participarán en cada objetivo.
- Los hitos, como puntos de control.
En el campo de la administración empresarial, los diagramas de Gantt pueden ayudarte a planificar y programar las tareas que deben realizar todas las áreas de la empresa para conseguir los objetivos propuestos. Y es que, entre sus principales beneficios, encontramos el de poder representar de forma visual y cronológica todas las fases del proceso administrativo, así como coordinar a todas las áreas de la empresa para ello.
La importancia del proceso administrativo radica en la necesidad de cualquier organización de planificar y controlar todos los procesos relacionados con la dirección y gestión de sus recursos, bien sean económicos, humanos, materiales, tecnológicos… Una gestión empresarial sin su correspondiente planificación, normalmente, será un fracaso. Por ello, las empresas que buscan el éxito profesional suelen cumplir con las distintas etapas del proceso administrativo, ya que permiten definir los objetivos y metas y conseguirlos de forma más eficiente. ¡Alcanzar sus objetivos nunca había sido tan fácil! ¿Qué esperas para hacer lo mismo con tu empresa?
